شرح وظایف دبیرخانه هیات علمی

کارگزینی هیأت علمی زیر مجموعه معاونت آموزشی است. این مجموعه شامل رئیس کارگزینی، مسئول صدور احکام، کارشناس بورس و جذب، کارشناس ترفیع و ارتقاء و کارشناس حق‌التدریس است که امور مربوط به اعضاء محترم هیأت علمی و مدعوین محترم را انجام می‌دهند. در حال حاضر ۳۶۷عضو هیات علمی تمام وقت، ۱۸ عضو نیمه‌وقت و حدود ۱۳۰۰ عضو مدعو با این واحد همکاری دارند. اعضاء هیات علمی شامل ۹ استاد تمام، ۳۳ دانشیار، ۲۰۵استادیار ، ۷۱ بورسیه دکترا و ۶۷مربی است. مجموعه وظایف این حوزه را می‌توان به چهار بخش تقسیم کرد.

بخش اول: صدور احکام هیات علمی

در بخش صدور احکام هیات علمی خدمات زیر صورت می‌گیرد:

۱- صدور حکم حقوقی اعضای محترم هیات علمی تمام وقت و نیمه وقت

۲- احکام انتصاب مسئولین اجرائی دانشگاه

۳- صدور مرخصی‌ها (بدون حقوق، استعلاجی،‌ استحقاقی)

۴- صدور گواهی اشتغال به کار و تدریس جهت ارائه به سازمانهای مختلف و وزارت امور خارجه بر اساس نیاز و درخواست اساتید

۵- بازخرید ویژه اعضای هیات علمی دارای پست‌های مصوب اجرایی که از مرخصی استحقاقی خود استفاده نکرده‌اند.

۶- اخذ استعلام از دفتر حراست و تنظیم و صدور ابلاغ برای اعضای هیات علمی که از سوی ریاست محترم واحد برای پستهای مدیریتی و اجرایی در نظر گرفته می‌شوند مانند روسا و معاونین دانشکده‌ها و مدیران اجرایی، مدیران گروه‌های آموزشی.

۷- بررسی و اقدام اولیه جهت اعطای تسهیلات از جمله ‌وام مسکن، ودیعه مسکن،‌ ضروری و ‌قرض الحسنه حسب ضوابط

۸- به کارگیری نیروهای مشمول متخصص جهت گذراندن طرح نظام وظیفه در دانشگاه حسب ضوابط

۹- نظارت بر ساعات کار و اضافه کار مدیران اجرایی

۱۰- انجام کلیه مکاتبات مربوط به اعضای هیات علمی

۱۱- بررسی و نظارت برگزارش‌های تدریس ‌و تهیه لیست‌های پرداخت جهت ارسال به امور مالی

۱۲- انجام کلیه مکاتبات رفاهی مربوط به اعضاء هیات علمی

۱۳- صدورگواهی‌های کسر اقساط و حقوقی و ضمانت جهت بانکها و موسسات دیگر

بخش دوم: ترفیع، ارتقاء و تبدیل وضعیت استخدامی
در بخش ترفیع، ارتقاء و تبدیل وضعیت خدمات زیر صورت می‌گیرد:

۱- برگزاری جلسات کمیته منتخب به منظور بررسی امور مربوط به ارتقاء علمی

۲- برگزاری جلسات کمیته ترفیع به منظور بررسی امور مربوط به ترفیع سالیانه و تبدیل وضعیت استخدامی

۳- انجام کلیه مکاتبات ارتقاء عضو هیأت علمی از مرتبه مربی به استادیاری، استادیاری به دانشیاری و دانشیاری به استادی

۴- بررسی مدارک ارائه شده جهت ارتقاء و تکمیل آنها

۵- نظارت بر حضور اعضا هیات علمی در دوره‌ها و کارگاه‌های آموزشی

۶- ارسال بخشنامه‌ها و مکاتبات مربوط به برگزاری کارگاه‌های آموزشی اعضای هیات علمی

بخش سوم: امور مربوط به حق‌التدریس

در بخش حق‌التدریس خدمات زیر صورت می‌گیرد:

۱- بررسی و تایید قراردادهای حق التدریس مدرسان مدعو و حق الزحمه برای کارشناسان،‌ تکنسین‌ها و استادکاران

۲- اخذ تأییدیه مدارک و ریزنمرات تحصیلی متقاضیان همکاری به صورت حق التدریس

۳- بررسی مدارک و سوابق تدریس و تعیین نرخ حق التدریس استادان بر اساس بخشنامه آموزانه

۴- صدور گواهی تدریس برای همکاران حق‌التدریس

۵- تشکیل پرونده استادان مدعو

۶- بررسی درخواست تدریس استادان مدعو جدید و ارسال آن به گروه‌های آموزشی مربوطه در دانشکده‌ها

۷- بررسی و اصلاح اطلاعات استادان در فایل ثبت اطلاعات

۸- تهیه و کنترل لیست‌های پرداخت حق‌‌التدریس استادان مدعو و تائید آنها جهت پرداخت بر اساس بخشنامه سازمان مرکزی و جدول پرداخت

۹- تهیه گزارش‌های مربوط به اضافه تدریس مدرسین مدعو (اخذ مجوز پرداخت از مسئولین محترم دانشگاه توسط مدیران محترم گروه‌های آموزشی صورت می‌گیرد.)

۱۰- بررسی و پاسخ استعلام‌ دفاتر حراست و گزینش واحد در خصوص وضعیت مدعوین.

۱۱- تهیه و پیگیری کلیه مکاتبات در خصوص حق‌الزحمه‌ها، کسر تدریس، و تهیه گزارش‌های مربوط به حق‌التدریس و مکاتبات موردی با سازمان مرکزی

۱۲- تهیه گواهی تدریس مدعوین

۱۳- بررسی پرونده‌های ارسالی استادان مدعو از دانشکده‌های مختلف

۱۴- تهیه و تنظیم آمارها و لیست‌های مدرسین مدعو

۱۵- تهیه و تنظیم فرم قرارداد حق‌التدریس و فرم گزینش

۱۶- کنترل لیست‌های پرداخت حق‌التدریس اساتید  در 8 هفته اول (علی‌الحساب) و تائید آنها جهت پرداخت شامل کنترل مبلغ یک ساعت حق‌التدریس، بررسی ساعات تدریس اساتید مدعو، بررسی صحت محاسبات

۱۷- کنترل لیست های پرداخت حق‌التدریس اساتید در پایان ترم (تسویه حساب) و تائید آنها جهت پرداخت شامل کنترل مبلغ یک ساعت حق‌التدریس، بررسی ساعات تدریس اساتید مدعو، بررسی صحت محاسبات

۱۸- صدور گواهی اشتغال به تدریس مدرسین مدعو حق‌التدریسی جهت ارائه به سازمانهای مختلف و وزارت امور خارجه بر اساس نیاز

۱۹- بررسی درخواست های مجوز تدریس مدرسین مدعو

۲۰- بررسی مدارک ارسالی از گروههای آموزشی و بررسی امتیازات بر اساس مدارک ارسالی

۲۱- تهیه و تنظیم آمار استادان مشغول به تدریس حق‌التدریس، میزان پرداختی و ساعات کسر و مازاد تدریس در یک نیمسال تحصیلی.

۲۲- انجام کلیه مکاتبات درخصوص حق‌الزحمه ها، مصوبه‌های حق‌التدریس، مجوز تدریس و غیره

۲۳- بررسی نامه‌های ارسالی از دفتر حراست

۲۴- اعلام اطلاعات ارسالی از دانشکده‌ها به دفتر حراست

۲۵- ارسال درخواست تدریس استادان مدعو به گروه‌های آموزشی مربوطه در دانشکده‌ها

۲۶- تمهید مقدمات گزینش عمومی اساتید مدعو ( تکمیل و تنظیم پرونده ها، تشکیل جلسات )

بخش چهارم: جذب و بورس و بایگانی

در بخش جذب و بورس و بایگانی خدمات زیر صورت می‌گیرد:

۱- انجام کلیه مکاتبات مربوط به متقاضیان بورس

۲- انجام کلیه مکاتبات مربوط به متقاضیان طرح خدمت مشمولان متخصص در مقطع دکترا

۳- اخذ تأییدیه مدارک و ریزنمرات تحصیلی متقاضیان عضویت هیأت علمی

۴- تهیه قرارداد و تشکیل پرونده بورسیه‌ و طرح خدمت سربازی و معرفی آنها به دفاتر اسناد رسمی

۵- بایگانی پرونده‌های اعضای هیات علمی و مدرسین حق‌التدریس

۶- ثبت امور محوله در دفتر و شماره کردن نامه‌هایی که حاوی اسناد مالی اساتید می‌باشند

۷- تکمیل فرم‌های آمار و اطلاعات و همکاری جهت به روز نمودن اطلاعات

۸- انجام تسویه حساب و محاسبه مطالبات اعضای هیات علمی که به دلایل مختلف رابطه استخدامی آنان با دانشگاه قطع می‌گردد

۹- پیگیری گزینش عمومی اعضای هیات علمی از دفتر گزینش واحد و سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی

۱۰- پیگیری صلاحیت‌های علمی اعضای هیات علمی که صلاحیت آنان تاکنون واصل نشده است

۱۱- ابلاغ بخشنامه‌ها و مصوبات به دانشکده‌ها